Het cooperatief Compagniester Banket U.A.
Noorderstraat 330, 9611 AT Sappemeer
0598 - 397730 / 614354 fax 0598 - 380218
Bus 06 21614672.
Email: info@banket.org Site: http://www.banket.org

Franchisenieuws

Regelmatig geven wij Nieuwsbrieven uit. De editie die u nu onder ogen hebt hebben we een speciale naam gegeven, "Franchisenieuws", het is ook een zeer speciale nieuwsbrief, want wij sluiten met het verschijnen van "Franchisenieuws" ons project "Opzet en start van een franchise organisatie van Boerderijbussen" af. Deze nieuwsbrief is bedoeld om op eenvoudige manier onze verworven kennis over te dragen en om belangstelling te wekken voor deelname aan onze franchise organisatie. Het project eindigt, maar de Boerderijbussen, Boerderijwinkels en binnenkort Boerderijkarren openen elke dag hun deuren. "Franchisenieuws" is bedoeld voor ondernemers, onze subsidiegevers, maar ook voor die klanten die nu wel eens precies willen weten wat er zich allemaal in de organisatie afspeelt.

De start

Het project is gestart in oktober 2001. De doelen waren: Op dat moment had de coöperatie Het Compagniester Banket (www.banket.org) één Boerderijbus. De ervaringen met deze bus leerden dat het weliswaar mogelijk was om consumenten voor streekproducten te interesseren, maar dat voor het halen van resultaten die de onderneming op termijn continuïteit zou bieden, een kwaliteitsslag over de hele linie noodzakelijk was. Een dergelijke kwaliteitsslag zou alleen zin hebben als de afzet van de streekproducten tegelijkertijd werd vergroot. Want: 1. Bij een grotere afzet wordt het interessant voor boeren om consumentenproducten te ontwikkelen. en 2. Het maken van een kwaliteitsslag vergt energie en uren input van kenniswerkers. Die kosten kunnen alleen worden terugverdiend bij een grotere omzet. Het project richtte zich dus op het verbeteren van de kwaliteit en op het vergroten van de afzet. Maar met alleen een goede omzet ben je er niet. Bij het runnen van een Boerderijbus of Boerderijwinkel krijg je met alle facetten te maken die ook om de hoek komen kijken bij het draaien van een supermarkt. Al deze details moeten in orde zijn, want anders verdwijnt de winst die aan de voorkant binnenkomt regelrecht in boetes van de Keuringsdienst van Waren, veel te grote verliezen aan producten, te hoge marketingkosten of rekeningen van de garage.

Hygiëne

Aan de standaarden ten aanzien van hygiëne (HACCP) moet je voldoen. Wij hebben de HACCP regels opgenomen in het franchise handboek. Schoonmaaklijsten, temperatuurcontrole protocollen en eisen ten aanzien van persoonlijke hygiëne worden hierin behandeld. Het bestuur controleert of de winkeliers zich aan die eisen houden. Daarnaast komt de Keuringsdienst van Waren regelmatig langs voor hygiëne controle. Heel belangrijk is dat op de verschillende standplaatsen van de bussen voldoende stroom aanwezig is om koelingen en vriezers te laten draaien. Een standplaats, hoe mooi ook, met te weinig elektriciteit valt af. Wij hebben in noodgevallen op aggregaten gedraaid, maar het lawaai van deze apparaten wordt door de klanten als zeer vervelend ervaren. Belangrijk is dat bij de aanschaf van voedingskabels (verlengsnoeren) advies wordt gevraagd aan een elektricien, zodat de dikte van de kabel is afgestemd op de afstand die moet worden overbrugt. Zo wordt voorkomen dat snoeren smelten en apparatuur en producten kapot gaat door slechte voeding.

Standplaatsen

Wij willen zoveel mogelijk kopers bereiken, daarom kozen we voor vaste standplaatsen in telkens een ander dorp of wijk in de stad. Per gemeente verschillen de regels rond het verstrekken van standplaatsvergunningen en ook de afhandelingsnelheid verschilt. Lukt het bij de ene gemeente binnen 14 dagen bij de andere vergt het driekwart jaar. Houd daar dus goed rekening mee bij de start van het bedrijf. Start niet, voordat alle vergunningen binnen zijn. Niet alle gemeenten gaan er mee akkoord dat een vergunning wordt verstrekt aan een coöperatie of vereniging, soms wordt de vergunning alleen gegeven aan de winkelier die daadwerkelijk op die standplaats staat. Daarmee is er een extra risico. Verdwijnt de winkelier, dan moet de procedure soms opnieuw worden doorlopen. Run je een coöperatie of vereniging van boeren met een Boerderijbus, probeer het dan zover te krijgen dat zij deze rechtspersoon de vergunning geven. De locatie van de standplaats en de houding van de winkelier zijn van doorslaggevend belang voor het succes van een Boerderijbus en natuurlijk ook van een Boerderijwinkel. Onze ervaring heeft geleerd dat bussen en winkels het beste draaien vlak bij, om precies te zijn voor of naast een goed lopende supermarkt. In ieder geval moet het een plaats zijn waar sowieso veel mensen komen. Bijvoorbeeld op parkeerplaatsen voor openbare gebouwen.

Detailhandel en landbouw

Als je nooit een winkel hebt gehad is het gevaar groot dat je de complexiteit van het vak van winkelier onderschat. De initiatiefnemers van De Boerderijbus waren allen akkerbouwer of veehouder, ondernemers dus. Maar het verschil tussen het afleveren van keepers vol graan die worden gestort bij de coöperatie of melktanks die worden leeggezogen door de rijdende melkontvangst en de verkoop direct aan de consument is gigantisch. Ten eerste is die consument er zes dagen per week. En ook al zit jij als boer op de graancombine, de klant wil toch ook die dag aardappels verpakt in een 5 kilo’s zakje in de Boerderijbus aantreffen. Hij heeft geen boodschap aan het feit dat jij het te druk hebt om voor 100 Euro de opzakmachine aan te zetten. En ook tijdens de bietencampagne of in de lammertijd moeten alle rekeningen in de computer worden gezet, moet de BTW op tijd worden afgedragen, moet de zoveelste geknapte band van De Boerderijbus worden gerepareerd. Begin dus alleen aan een Boerderijbus of Boerderijwinkel als jouw arbeidsfilm voldoende flexibel is. Je moet in staat zijn om een detailhandelsbedrijf te runnen naast je boerderij. Maar heel weinigen zullen die combinatie alleen waar kunnen maken. Wij werken dan ook als een groep van boeren die zich verenigd hebben in coöperaties, door elkaar te helpen en aan te vullen lukt het om alle details van deze detailhandel in de gaten te houden. In de loop der tijd hebben zich ook vele ‘niet’ boeren bij ons aangesloten. Klanten die zo geïnteresseerd waren in onze producten dat ze winkelier zijn geworden. Ook werken we intensief samen met ondernemers die toeristen ontvangen in hun museum, tuin, bloembinderij of historische scheepswerf. De Boerderijbussen zijn ontstaan uit de groep boerinnen die in de Oude Veenkoloniën toeristische arrangementen organiseert onder de naam Het Compagniester Banket.

Administratie

Voor het welslagen en de continuïteit van de organisatie is een zeer precieze administratie onontbeerlijk. Het zit hem in heel eenvoudige dingen. De adreslijst, dat is onze ervaring, wijzigt iedere dag. Alle leden en leveranciers moeten die wijzigingen regelmatig ontvangen. Voor het productenaanbod geldt hetzelfde. Het verandert constant en alleen als de inkopers op de hoogte zijn van de laatste wijzigingen kunnen zij goed inkopen. Vrijwel dagelijks wordt de producten data base bijgewerkt. 75% van de omzet bestaat uit versproducten. Vaak kunnen leveranciers maar een paar weken leveren of een paar dagen. Als de pruimen bij de ene fruitteler op zijn heeft de andere een later ras en wordt op levering door deze teler overgeschakeld.

In de winkels en bussen zijn weliswaar pin automaten, maar met merendeel van de transacties wordt contant afgerekend. Het invullen van kasbladen, de controle van kassastroken, het zo snel mogelijk storten van het geld op de bank, zodat je geen dood geld hebt vergt veel arbeid. Werken met contant geld vraagt een zeer strikte controle, helaas is niet iedereen eerlijk. Als bestuur moet je controleren of je contante geldstroom klopt. Omdat boerenproducten niet zijn voorzien van streepjescodes kun je niet op ieder moment via de computer zien wat exact je voorraad in de winkel is. Alleen door regelmatig te inventariseren kun je de waarde van de voorraad bepalen en controleren of de verkoopmarge wordt gehaald. In de detailhandel is diefstal door eigen personeel een probleem, denk niet dat jouw ‘ideële’ project vanwege de goede bedoelingen aan dit probleem geen aandacht hoeft te geven. Inventariseer en controleer!!

Communicatie en marketing

Wij hebben de afgelopen jaren op veel manieren uitgetest om te komen tot een zo optimaal mogelijk communicatie. De (mobiele) telefoon is onontbeerlijk. Maar als het maar enigszins mogelijk is gebruiken we voor de communicatie de email. Alle afspraken zijn goed vastgelegd en het sturen van afschriften naar mensen die ook op de hoogte moeten zijn kan met 1 druk op de knop. Om u een indruk te geven, gemiddeld versturen wij tien emails per dag. Daarnaast hebben we elke maandagmorgen om 9.00 uur een vergadering van het bestuur met alle winkeliers. Daar worden alle praktische zaken besproken en daar worden ook besluiten genomen over gezamenlijke verkoopacties, excursies en verbeterpunten. Ook boerenleveranciers komen soms op deze vergadering om bijvoorbeeld hun producten onder de aandacht te brengen of uitleg te geven over het gebruik. In de praktijk is het zo dat die vergadering tot 10.00 uur duurt en dat de inkopers dan aan de slag gaan met het bestellen. De boekhouder verwerkt alle binnengekomen rekeningen van de afgelopen week en verricht de betalingen. De PR-medewerker plaatst de advertenties, past de internetsite aan en schrijft eventuele persberichten.

Motoren

Boerderijbussen zijn prachtige verkoopruimten en voor € 5.000 kun je al een heel mooi exemplaar kopen en die loopt dan ook nog. Onderhand hebben wij zes oude SRV bussen in ons bezit gehad. Elke keer dachten dat wij ook motorisch een wonder hadden gekocht. Maar de praktijk is keihard. Alle motoren begaven het binnen de kortste keren. Wij hebben daar keihard van geleerd dat alleen een Boerderijbus voorzien van een gereviseerde dieselmotor en kies dan alsjeblieft een Mercedes motor, bedrijfszekerheid biedt. De keuze van de Mercedes ligt voor de hand. Die motoren zijn er veel, dus er zijn ook veel onderdelen voorhanden. Zorg er ook voor dat je niet afhankelijk bent van één garage of één monteur. Jouw bus moet elke dag op zijn plaats zijn en kan niet wachten op de genezing van een griepje van de hoofdmonteur of de APK-opdrachten die de garage moet verwerken. Heel belangrijk is het ook dat de winkelier de motor goed onderhoudt. In het franchise handboek staat precies wat er daartoe allemaal moet gebeuren. En dan nog iets. De elektrische bedrading in de meest SRV bussen bestaat uit gele draden en alleen gele draden, dus als er eens iets kapot is, is het welhaast onmogelijk om draad en kapot onderdeel met elkaar in verband te brengen. Veelal is het maar het beste om de draad door te knippen en een nieuwe draad aan te leggen. Het liefst niet van de kleur geel en het liefst voorzien van een labeltje waarop de functie van die draad staat.

Franchise handboek

Het franchise handboek dat wij in het kader van dit project hebben geschreven werkt tot in het kleinste detail uit hoe een Boerderijbus of Boerderijwinkel moet worden gerund. Het franchise handboek staat op CD-ROM. Het gebruik van het handboek, het copyright en de rechten op het merk en de huisstijl zijn uitdrukkelijk voorbehouden aan degenen die een franchise contract hebben afgesloten met Het Compagniester Banket U.A., de franchisegever.

Marges

Wij hebben de afgelopen jaren de brutowinstmarge op de producten aan moeten passen. Wij hadden ooit berekend dat een gemiddelde marge van 32 procent voldoende zou moeten zijn om alle kosten van De Boerderijbus en de arbeidsvergoedingen te bestrijden. 32 procent is een mooie marge, maar met zo’n marge rooi je het alleen als het merendeel van je omzet bestaat uit houdbare producten. In de praktijk zijn De Boerderijbussen en Boerderijwinkels vooral verswinkels. Groenten en zuivel vormen zestig tot 75 procent van de omzet. De marge op zuivel is in de hele foodsector laag, wij hanteren 32%, wij kunnen niet hoger gaan zitten want dan koopt er niemand meer een liter yoghurt. Op groenten hanteren wij een marge van 50%. Die marge heb je absoluut nodig. Je hebt bij groenten verliezen, onverkocht product dat op de composthoop terecht komt. Met onze groentemarge van 50% kunnen wij goed concurreren met supermarkten. Op de houdbare producten hanteren wij een marge van 40%. Verliezen worden genoteerd op het kasblad en geboekt op de grootboekpost verliezen. Zo kunnen we precies zien hoeveel margeverlies er wordt veroorzaakt door verlepte groente, verschimmelde kaas, breuk of wijn waarvan de kurk het begeeft.

Zelfstandige ondernemers

Alle mensen die bij onze organisatie arbeid verrichten doen dat als zelfstandig ondernemer. Zij hebben veelal naast het werk voor De Boerderijbus of Boerderijwinkels ook nog andere ‘betaalde’ bezigheden. Dat is ook noodzakelijk om als zelfstandige erkend te worden. De winkeliers ontvangen 10% van de omzet, met een minimum van Euro 56,-- per dag.

Kan het wel of kan het niet?

‘Maar kan het nu uit’, dat is de kernvraag die ons vaak wordt gesteld. Onze eerste antwoord is ‘Ja’ , het kan uit, want wij kunnen doorgaan. Maar dat kan alleen maar, omdat zeer velen ook onbezoldigd of voor een vrijwilligersvergoeding voor ons werken. Door dat enthousiasme bestaan we nog steeds en worden we elk jaar professioneler. Ons tweede antwoord is ‘Nee’, het kan niet uit want de winkeliers en werkers op kantoor kunnen geen € 30,00 per uur verdienen. Ons derde antwoord is ‘Op termijn wel’, want als wij door kunnen groeien, als steeds meer Boerderijwinkels, Boerderijbussen en Boerderijkarren zich bij de formule aansluiten, dan treden er aanzienlijke schaalvoordelen op, zowel voor de verkooporganisatie als voor de boerenleveranciers. Ons vierde antwoord is ‘Ja, want het maatschappelijk rendement is groot’. Hiermee bedoelen we dat tientallen mensen, zowel aan de zijde van de boerenleveranciers als aan de zijde van de winkeliers werkloos of verborgen werkloos zijn.

De ervaringen die mensen opdoen in onze organisatie verbeteren hun kansen op de arbeidsmarkt en ……………….. Wij brengen heel veel consumenten direct in contact met boeren. Dat vergroot het begrip en de waardering voor met zorg geproduceerd voedsel enorm. Dat directe contact, de wil van onze klanten om spullen uit hun eigen regio te eten, maakt het voor meer boeren mogelijk om ook in Nederland te leven van het land. Dat komt de diversiteit van ons landschap ten goede, dat bevordert ook het spaarzaam omgaan met energie. Onze boontjes gaan niet eerst naar Zuid Nederland met een vrachtwagen om vervolgens toch weer in Groningen in het groentevak te belanden. Kortom het kan, maar het kost soms wel slapeloze nachten.

Verrichte activiteiten en resultaten en het effect van de activiteiten

In onderstaande tabel geven wij weer wat we allemaal hebben gedaan in de afgelopen drie jaar om tot de behaalde resultaten te komen. Wat nuttig was en wat niet, het staat er allemaal in.

Verrichte activiteiten	Resultaten	Effect activiteiten
Opstellen van het projectplan.	Een goed projectplan, helder voor subsidiegevers en handig om uit te delen aan nieuwe deelnemers in het project. Goed om af en toe door te lezen, zodat je geen doelen uit het oog verliest.	Heeft nut gehad.
Ontwerp van het bedrijfsproces	We hadden het idee dat we van te voren het bedrijfsproces zouden ontwerpen. Maar al in het prille begin werd duidelijk dat veel zaken anders gingen dan van te voren uitgedacht. Keurig opgestelde procesbeschrijvingen werkten niet. Wij zijn toen overgegaan op doen en daarna opschrijven. Gelukkig hadden we nog maar een begin gemaakt met het ontwerp van het bedrijfsproces en zijn we niet veel uren verknoeid.	Gewoon beginnen en die zaken die werken vastleggen in procedures.
Maken van een franchise overeenkomst	Deze overeenkomst hebben we gemaakt. Koppel de betaling van de franchise fee echter wel aan een automatische incasso systeem.	Is natuurlijk nuttig, zo zijn de zakelijke verhoudingen duidelijk.
Opstellen franchise Handboek	Wij hebben een zeer detaillistisch franchise handboek. Met daaruit voortvloeiend een stel handige formulieren en procedures die we dagelijks gebruiken. De hygiëne regels hebben we verwerkt in het handboek. Ook de huisstijl staat beschreven in het handboek	Is nuttig
Projectleiding franchise expert	De projectleider heeft de twee Boerderijbussen op het Hogeland in Groningen opzet. Het kiezen en later veroveren van standplaatsen vormde een belangrijk deel van zijn werk. Daarnaast was selecteren van winkeliers, uit zestig belangstellende kwam er vaak maar eentje, een tijdrovend karwei.	Dit werk was zeer nuttig en slaagde door de hands-on mentaliteit van de projectleider
Lezingen	Wij hebben vele lezingen gehouden verluchtigd met een proeverij. Effecten op de omzetten geven deze lezingen nauwelijks. Wij kunnen daar dan ook alleen mee doorgaan als we mensen bereid vinden om dit werk als vrijwilliger te doen.	Voor het kweken van goodwill is het prima, maar de omzeteffecten op de korte termijn zijn nihil. Het is een diepte-investering.
Nieuwsbrief	Op de Nieuwsbrief ontvangen wij veel reacties. Deze wordt dus goed gelezen. Het is belangrijk voor de klantenbinding en de binding met de leveranciers. Het Nieuwsbrief archief bevindt zich op www.banket.org, zodat mensen die nieuw in de organisatie zijn zich makkelijk in kunnen lezen.	Nuttig en betrekkelijk goed medium.
Adverteren	Adverteren werkt. Maar na de supermarktoorlog is het moeilijk om de kosten van een advertentie terug te krijgen in de bruto omzet marge.	Is zeer nuttig

Verrichte activiteiten	Resultaten	Effect activiteiten
Implementeren	Het leeuwendeel van onze activiteiten bestond uit implementeren. Kortom er voor zorgen dat alles gebeurde in de werkelijkheid. In het begin toen de bussen op stap waren stond de telefoon de hele dag roodgloeiend. Steeds was er weer paniek. Groenten die op verkeerde afleverpunten stonden. Mobiele telefoons die in het water vielen. Een pinautomaat die geen contact maakt met de antenne. Koelingen die op hol slaan. Een aanrijdinkje met een monumentale boom. Luifels die op geparkeerde auto’s landen bij storm. Een keuringsdienst die de vloer niet glad genoeg vindt. Om maar te zwijgen van alle mankementen aan de bussen. En verder vraagt het begeleiden van mensen veel aandacht in tijd. Vergadertijd, telefoontijd en conflictoplostijd.	Zonder de implementatiefase zou het project zijn mislukt. In de implementatie fase heeft het project werkelijk vorm gekregen.
Webwinkel	Wij hebben een webwinkel gebouwd op www.banket.org Anno 2004 kun je overal, zelfs online webwinkels bouwen. In 2001 was dat nog niet zo. Onze webwinkel is helemaal zelf gebouwd. Internettechnisch loopt de winkel perfect. Omzet levert de winkel haast niet op, wel merken we dat veel klanten de internetwinkel gebruiken als referentie kader, ook voor het verkrijgen van ideeën voor relatiepakketten. Wij houden de winkel actueel en gaan er mee door. Ook proberen we door weer nieuwe internettechnieken het bezoek omhoog te krijgen.	In verhouding tot de geïnvesteerde tijd heeft de internetwinkel te weinig nut gehad.
Boerderijwinkels	Naast Boerderijbussen zijn we ook gestart met twee winkels in Groningen. Wij besloten hiertoe omdat de omzetten van de bussen tot tevredenheid stemde. De winkels gingen open op 1 september 2003, een slechter moment hadden we niet kunnen kiezen. Dezelfde maand begon de supermarktprijzenoorlog en die is nog steeds niet uitgewoed. De omzetten van de winkels zijn nog niet dusdanig dat de ondernemer een arbeidsvergoeding ontvangt. Eén winkel sloot in juni 2004. De andere aan het Overwinningsplein zet door. Wat we zowel bij de bussen als bij de winkels merken is dat wisseling van winkelier vrijwel altijd een negatief effect heeft op de omzet.75% van de omzetten in de winkels bestaat uit versproducten. Het werk is zeer arbeidsintensief. In Garrelsweer opent in oktober 2004 een cadeaushop tevens Boerderijwinkel. Hier zullen vooral de houdbare regioproducten worden verkocht. In het versassortiment zullen alleen groente- en vleespakketten worden aangebode n op bestelling.	We hebben ongelukkigerwijs een verkeerd moment gekozen met de opening van de winkels.Er zijn 4 part time winkeliers. Er zijn 128 boerenleveranciers.

Verrichte activiteiten	Resultaten	Effect activiteiten
Boerderijbussen	De beslissing om Boerderijbussen in te zetten voor de verkoop van streekproducten is een goede geweest. Een dag per week staat de bus in een dorp of stad op z’n vaste plaats. Het leeuwendeel van de klanten komt elke week.75% van de omzet bestaat uit groenten en zuivel.Voor een echt rendabele exploitatie moet de omzet nog met 100 Euro per dag omhoog. Wij verwachten dat dit op termijn lukt.Als wij uit gaan breiden zullen we dat in eerste instantie doen met Boerderijkarren die achter koelauto’s geknoopt en zekerder bedrijfsvoering geven.	Zeer nuttig. Er zijn 128 boerenleveranciers die hun producten kwijt kunnen. Er zijn 6 part time winkeliers.Er worden 15 standplaatsen per week aangedaan en daardoor wordt een groot aantal kopers (ongeveer 900) per week bereikt.

Opgesteld door: Marjon Edzes
Voorzitter van Het Compagniester Banket U.A.
Noorderstraat 330
9611 AT Sappemeer
Telefoon: 0598 -397145
Fax: 0598 – 380218
www.banket.org
info@banket.org

03-09-2004

1 - 09-09-2004 - Nieuwsbrief XXIX Het Compagniester Banket

Dit project wordt mede mogelijk gemaakt door LEADER+ Hoogeland, de provincie Groningen, De Hoogeland gemeenten en het ministerie van Landbouw