Geachte betrokkenen bij Het Compagniester Banket,

Aanwezig waren: Ineke Pentenga, Reina Weijer, Kina van Hoorn, Hennie Spanninga, Janny Grol, Anne Oldenburger en Marjon Edzes alle coöperanten van het Compagniester Banket. Daarnaast waren aanwezig: Erny Cornelissen, Peter en Anita Kuijer, Kees de Heer, Kees Goense, Bé Arkema, Janny Grol, Kees Ekkebus, Jans Ekkebus, Ilse ten Have, Hetty ter Voort, Suzanne Zwaneveld, Janke Boerma, Henk ter Borg, Hans Berens, Arend ter Veer, Hans Joling.

Afwezig met kennisgeving: De heer Van der Laar.

1. Opening
   De voorzitter Anne Oldenburg opent de vergadering.

2. Ingekomen stukken en mededelingen
   • Hennie Spanninga heeft de uitnodiging van de vergadering niet ontvangen. Er moet een fout zijn gemaakt bij de Regiopost. De voorzitter biedt hiervoor excuses aan.
   • Albert Jan Rouwkema heeft een Paasexpositie in Zeerijp van 27 maart tot en met 10 april.
   • Mevrouw Kampinga is overleden, wij ontvingen een rouwbrief.
   • Uitnodiging van de Hanzehogeschool voor een symposium.
   • Bericht van de Toerist over de brochure "Dit is Oost Groningen".
   • Brief van Anne Oldenburg: hij stopt als voorzitter van het Banket, de stichting Mobiel blijft lid van de coöperatie.
   • Corry van Hoorn, berichtte per brief dat zij bereid is de helft van de achtergestelde lening kwijt te schelden. Wij zullen haar een bedankbrief schrijven.
   • Uitnodiging symposium Recreatie en toerisme.
   • Bevestiging dat wij een lezing zullen houden in de Heemtuin (Marjon, Kina en Reina gaan erheen).
   • Bericht van notaris Schober de statutenwijziging van coöperatie kost 500 gulden exclusief BTW.
   • Marjon heeft op het Provinciehuis over de subsidie gepraat voor de Vlag-Uit Route. De provincie zegt 30.000 gulden toe. De rest van het benodigde geld, ruim 76.000 gulden trachten we bij elkaar te krijgen door andere instanties te benaderen. We zullen aanvragen indienen bij de gemeente, het ministerie van Landbouw en het fonds voor de landbouw.

3. Goedkeuring beschrijvend jaarverslag.
   Het beschrijvend jaarverslag 1998 wordt zonder op of aanmerkingen goedgekeurd.

4. Goedkeuring jaarrekening 1998.
   Jaarrekening 1998 wordt goedgekeurd. Vooral ten behoeve van de mensen die toe willen treden tot de coöperatie legt Marjon uit dat de coöperatie een negatief eigen vermogen heeft. Dat vermogen is ontstaan omdat de uren die de coöperanten hebben besteed aan het opbouwen van de coöperatie niet allemaal konden worden uitbetaald. Per jaar tracht de coöperatie een deel van deze achtergestelde lening af te lossen. De lening is niet opeisbaar. Het is een achtergestelde lening. Als binnenkort de Boerderijbus van start is gegaan, zijn alle subsidiegelden besteed. De vergadering verleent de penningmeester decharge.

5. Goedkeuring begroting 1999
   De begroting 1999 wordt goedgekeurd. De begroting, het beschrijvend jaarverslag en de jaarrekening kunnen nu worden verstuurd aan de subsidiegevers. De begroting is gecontroleerd door de accountant, omdat de subsidiegevers het laatste deel van de subsidies over moeten maken voordat het project afgerond is. Dit is noodzakelijk omdat de coöperatie anders een liquiditeitsprobleem krijgt.

6. Vaststelling statutenwijziging.
   De vergadering gaat akkoord met het voorstel van het bestuur om het aantal mensen dat in het bestuur zit uit te breiden van vijf naar 35. Deze uitbreiding is noodzakelijk, omdat winkeliers van de Boerderijbus, in verband met de vergunningen, bestuurslid moeten zijn.

7. Vaststelling stroom der gelden
   De vergadering gaat akkoord met de bestuursvoorstellen 7A, 7B, 7C en 7D.
   1. A. Het bestuur stelt voor om de arbeid die op kantoor wordt verricht te betalen uit de overheadmarges die worden behaald op de verkoop van banketten en boerderijbusproducten. Indien de verrichtte arbeid op kantoor niet (volledig) kan worden vergoed, kan het resterende bedrag als achtergestelde lening in rekening gebracht worden aan de coöperatie.
   2. B. Het bestuur stelt voor om bij de ontwikkeling van nieuwe takken in het bedrijf, de arbeid op kantoor direct te betalen uit de projectkosten. In het verleden gebeurde dit niet, omdat de ontwikkelaars zelf deel uitmaakten van de te ontwikkelen doelgroep. Die situatie is inmiddels gewijzigd.
   3. C. Indien er winst wordt gemaakt door de coöperatie zal deze winst voor 50% worden aangewend voor de aflossing van de achtergestelde lening. De andere 50% wordt gestort ter vorming van een weerstandfonds van de coöperatie, met dien verstande dat dit fonds de 20.000 gulden niet zal overschrijden. Staat het fonds op 20.000 gulden, dan zal de resterende winst worden verdeeld onder de coöperanten, waarbij de verdeelsleutel wordt gevormd door het aantal gewerkte uren in het jaar dat de winst is gemaakt.
   4. D. Onder arbeid op kantoor wordt verstaan: De financiële administratie, productie van communicatiemateriaal, onderhoud van de website, representatie, contacten met subsidiegevers, verslaglegging van vergaderingen, contacten met klanten, productie van offertes enz.

8. Uitsluitend toetreding winkeliers.
   De vergadering gaat akkoord met het voorstel van het bestuur dat alleen winkeliers toe kunnen treden tot de coöperatie. Onder winkeliers worden verstaan mensen die producten verkopen in de Boerderijbus, op markten of bij dépendances. Leveranciers kunnen dus alleen lid worden als zij tevens winkelier zijn.

9. Verkiezingen dagelijks bestuur.
   Voorzitter Anne Oldenburg en penningmeester Hennie Spanninga treden af. Marjon Edzes bedankt hen voor hun werk en inzet. Marjon Edzes wordt voorzitter, Reina Weijer wordt penningmeester/secretaris,
   Willem Schaap zal zodra hij officieel lid is van de coöperatie vice- penningmeester worden. Nadat de ledenlijst van de coöperatie bij de Kamer van Koophandel is gedeponeerd zal deze laatste verkiezing nog officieel moeten worden bekrachtigd.

10. Verkiezing algemeen bestuur.
    Algemeen bestuurslid zullen worden: Ineke Pentenga, Erny Cornelissen, Peter Kuijer, Tjalling de Heer, Kees Goense, Bé Arkema, Janny Grol, Sjoeke Doornbosch, Henk Doornbosch, Willem Schaap, Kees Ekkebus, Ilse ten Have, Hans Joling.
    Nadat de ledenlijst van de coöperatie bij de Kamer van Koophandel is gedeponeerd zal deze laatste verkiezing nog officieel moeten worden bekrachtigd.
    De officiële jaarvergadering van de coöperatie wordt gesloten.
    Vervolgens gaat de vergadering verder als overleg van allen die naast de coöperanten betrokken zijn bij de Boerderijbus en de Vlag Uit Route.

11. Inventarisatie verrichte werkzaamheden Boerderijbus
    Willem Schaap doet verslag van de laatste ontwikkelingen rond de Boerderijbus.
    De vergunningen zijn verleend en we kunnen ze in de loop van deze of volgende week verwachten.
    De busassistent waarmee wij via het Lomo in contact waren gekomen durft de betrekking niet te aanvaarden en wij zijn weer op zoek naar een andere geschikte persoon. Zowel Lomo, Stichting Mobiel en stichting Opmaat zijn hierbij ingeschakeld.
    De opbouw van de Boerderijbus vordert maar er is hulp nodig om de bus voor 1 april zover klaar te krijgen dat de markt in Blijham doorgang kan vinden. Erny Cornelissen helpt op vrijdag en Jans Ekkebus helpt Peter Kuijer bij het laatste keer soppen van de bus voor het plaatsen van de producten.
    Het aanleggen van een nieuw stroomcircuit wordt na de markt op Blijham aangepakt.
    De installatie moet door een installateur aangesloten worden. Schaap zal offerte vragen. Stroomkabels worden bij de groothandel aangeschaft.

12. Inventarisatie nog uit te voeren werkzaamheden Boerderijbus
    Om de officiële presentatie van de boerderijbus voor te bereiden wordt een werkgroep samengesteld. Zitting daarin hebben Hetty ter Voort, Annechien Groenwold, Ilse ten Have, Erny Cornelissen en Willem Schaap.
    Alle leden van het Compagniester Banket en hun helpers zijn herkenbaar aan badges, deze kunnen bij de Heemtuin verzorgd worden.
    Suzanne Zwaneveld biedt aan de laatste dagen voor de opening te helpen. Ineke Pentenga wil de bloemen verzorgen.
    Er zal een draaiboek gemaakt worden voor de dag.
    Kees Ekkebus biedt aan op de dag een fotoreportage te verzorgen.

13. Rondvraag
    • Reina Weijer meldt dat er nieuwe aanmeldingen en aanvragen voor banketten zijn binnengekomen. Het eerste banket heeft zaterdag 20 maart plaatsgevonden.
      Donderdag 25 maart is het volgende banket gepland
      Verder zijn er aanvragen voor banketten in mei (de Hanzehogeschool), 80 personen op 24 juni, 70 a 100 personen op 3 juli
      en op 6 juli de Noordelijke accountantsunie met 150 - 170 personen.

    • De stickers zijn nog niet klaar. Het ontwerp is veranderd en er komen nu stickers die alleen het logo met de adresgegevens bevatten. Dit alles in full colour met gouden rand. De stickers zullen met de grootste spoed aangeleverd worden maar de voor markt in Blijham op 1 april zullen ze nog niet voorhanden zijn.

    • Bij de rondvraag stelt de heer ter Veer dat er op beurzen te weinig folders van het Banket meegenomen worden omdat ze niet genoeg opvallen,
      Marjon Edzes zegt toe dat nieuwe folders meer kleur zullen krijgen.
      Ook vraagt ter Veer of de boerderijbus op de Slochter jaarmarkt op de 1e woensdag van oktober komt te staan. / Schaap zal een aanvraag daarvoor indienen.
      Tenslotte meldt ter Veer dat op 7 mei de Boerderijroute Slochteren gepresenteerd zal worden. / Het Banket heeft hiervoor reeds een uitnodiging ontvangen.
    • Kees Goense vraagt of de bus op 13 mei naar Noordbroek komt. Met deze datum was al rekening gehouden.
    • Bé Arkema stelt vast dat de inzet bij het klaarmaken van de Boerderijbus verschillend is. Sommigen komen veel, anderen niet.
    • Annechien Groenwold zegt dat zij in een eerder stadium al aangegeven heeft geen tijd voor het werk aan de bus te hebben en dat zij dit als een nadeel voor de coöperatie ziet dat niet iedereen tijd voor deze taken vrij kan maken.
    • Ilse ten Have vraagt hoe de winkeliers in geval van ziekte worden gemobiliseerd.
      Marjon Edzes zegt dat Willem Schaap daar een rooster voor zal opstellen.
      Ilse vraagt ook naar de openingstijden voor de zaterdag.
      In overleg wordt besloten zaterdag tot 16.00 uur open te zijn.
      Op de zondag bij de Heemtuin zal de bus open zijn van 13.00 tot 17.00 uur.
    • Met het oog op de beperkte tijd om de winkeliers te 'scholen' wordt besloten op 20 april naast de reguliere vergadering de leveranciers van de Boerderijbus uit te nodigen iets van hun producten te vertellen.
      Peter Kuijer roept iedereen op om op 1 april naar Blijham te komen om de bus te bezoeken. Dit is commercieel gezien heel belangrijk en ook leuk.
      Dan sluit Marjon Edzes de vergadering.

Productinformatie

• Naam van het product
• Volledige naam en adres producent met telefoon/faxnummer en eventueel emailadres
• Wijze van produceren
• 1 recept met het product

Neem ook gegevens op als de naam van de boerderij waar het product vandaan komt, de grondsoort, het landschap etc. Lever de gegevens op schijf aan als Wordperfect, tekstbestand of word. Of zend ze per email.

9 april 1999

De belastingdienst wil van ons een opgave van de ledenlijst waarin duidelijk vermeld staat:

• · Naam
• · Volledige voornamen
• · (indien van toepassing) naam en voorletters echtgeno(o)t(e)
• · beroep
• · Straat en huisnummer
• · Postcode en plaats
• · Sofinummer

De belastingdienst wil deze gegevens hebben omdat winst van de coöperatie die uitgekeerd wordt aan de leden bij het inkomen van de leden opgeteld moet worden.
De coöperatie zal vertrouwelijk met deze gegevens omgaan

Gegevens graag doorgeven aan Willem Schaap

Colofon

Het Compagniester Banket, Noorderstraat 330, 9611 AT Sappemeer, telefoon: 0598 - 397730/614354, fax 0598 - 380218, Email: banket@bart.nl

Terug naar Het Compagniester Banket